Firma elettronica e servizi di fiducia: quali cambiamenti apporta la Legge 214/2024

Nell’era della digitalizzazione, la burocrazia tradizionale sta lasciando il posto a soluzioni moderne e la firma elettronica sta diventando un elemento essenziale per un numero sempre maggiore di persone.Che si tratti del sistema di fatturazione elettronica, della firma remota di un contratto o della presentazione di una domanda online alle autorità, questo strumento è passato rapidamente da ‘opzione’ a ‘necessità’ in molti campi.

L’8 luglio 2024, la Gazzetta ufficiale della Romania ha pubblicato la Legge n. 214/2014 sull’uso delle firme elettroniche, della marcatura temporale e della prestazione di servizi fiduciari basati su di esse (‘ Legge sulla firma elettronica ‘), che diventerà il nuovo quadro legislativo per l’uso delle firme elettroniche, della marcatura temporale e della prestazione di servizi fiduciari a partire dall’8 ottobre 2024.

Perché era necessaria questa riforma?

La nuova legge sulla firma elettronica era attesa da tempo, visto che in Romania esisteva un quadro legislativo obsoleto che non teneva il passo con il progresso tecnico in materia (ad esempio, la legge n. 455/2001 sulla firma elettronica e la legge n. 455/2001 relativa alle firme elettroniche e la Legge No. 451/2004 relativa alle firme elettroniche e la legge n. 451/2004 relativa alla marcatura temporale), a volte incoerente e non allineato con le regole e i principi stabiliti dal Regolamento (UE) n. 910/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 luglio 2014, in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno e che abroga la direttiva 1999/93/CE (‘ Regolamento eIDAS ‘).La precedente legislazione sulle firme elettroniche in Romania presentava varie carenze che creavano confusione nella pratica, come la mancanza di chiarezza nei regolamenti e varie discrepanze tra la legislazione primaria e secondaria.

Sebbene le firme elettroniche qualificate siano riconosciute e abbiano lo stesso valore probatorio delle firme autografe, nella pratica si preferisce spesso firmare i documenti a mano o elettronicamente e inviarli via e-mail, sia in formato scansionato (il documento firmato a mano) sia in formato elettronico (il documento firmato elettronicamente), senza condividere gli originali dei documenti firmati a mano.Questa pratica si è diffusa per motivi di praticità, ma è fondamentale sottolineare che solo il documento firmato elettronicamente ha il valore probatorio di una firma privata, mentre né il documento firmato elettronicamente stampato e successivamente scansionato, né il documento firmato a mano scansionato successivamente hanno lo stesso valore legale di un originale.In pratica, sebbene in minoranza, è stata espressa l’opinione che un documento con firma elettronica (ad esempio, un’istanza, una confutazione) stampato dal personale del tribunale per essere inserito nel fascicolo fisico del tribunale possa essere considerato un documento non firmato, in assenza di prove che dimostrino l’esistenza del certificato qualificato del firmatario del documento.Riteniamo che questa opinione sia quanto meno discutibile (se non del tutto criticabile).Riferendoci in generale ai documenti firmati e stampati elettronicamente (non solo agli atti processuali) o ai documenti manoscritti stampati e successivamente scannerizzati, li consideriamo copie che possono produrre pieni effetti se sono contrassegnate dalla conformità all’originale; in caso contrario, potrebbero essere viste come almeno inizi di prove scritte che possono essere integrate con altri elementi di prova per ottenere piena efficacia probatoria, come ad esempio un supporto elettronico su cui presentare il documento firmato elettronicamente (chiavetta, ecc.).È essenziale che le parti siano consapevoli di questi limiti e scelgano opzioni di firma che garantiscano la validità, la sicurezza e la facilità di prova delle transazioni.

A partire dall’8 ottobre 2024, i molteplici atti normativi in materia saranno abrogati e tutte le norme applicabili in questo settore saranno consolidate in un unico atto legislativo, che creerà un quadro giuridico generale e prevedibile per l’uso di ogni tipo di firma elettronica – la Legge sulla firma elettronica.

Innovazioni e cambiamenti importanti.

La nuova legge stabilisce i principi guida relativi agli effetti giuridici generali di ciascun tipo di firma elettronica (firma elettronica qualificata, firma elettronica avanzata e firma elettronica semplice).

In primo luogo, la nuova legge discute il concetto di firma elettronica semplice , che non è definito nel Regolamento eIDAS.Secondo la legge sulla firma elettronica, una firma elettronica semplice è una firma elettronica i cui elementi non soddisfano almeno una delle condizioni che una firma elettronica avanzata deve soddisfare secondo le disposizioni pertinenti del regolamento eIDAS.

Fino ad oggi vi erano dubbi sugli effetti giuridici prodotti dalle firme elettroniche che non soddisfacevano i requisiti di fiducia previsti dal Regolamento eIDAS, soprattutto per quanto riguarda gli effetti giuridici nei confronti di terzi.Tuttavia, ora le cose sono chiarite: tutti i tipi di firma elettronica producono effetti legali e possono essere utilizzati come prova in tribunale.Riteniamo che questa innovazione legislativa sia benvenuta, soprattutto perché questi tipi di firme sono spesso utilizzati nella pratica.

Tipi di firma elettronica ed effetti legali.

Come abbiamo anticipato in precedenza, l’obiettivo primario della Legge sulla Firma Elettronica è quello di stabilire un quadro giuridico generale e prevedibile per l’uso di ogni tipo di firma elettronica ( qualificata, avanzata e semplice ) e di chiarire gli effetti legali di questi tipi di firma come segue:

La firma elettronica qualificata è equivalente alla firma autografa in termini di effetti giuridici prodotti, e il documento elettronico sottoscritto con questo tipo di firma è trattato come un documento di firma privata (non ci sono modifiche sostanziali rispetto alla Legge n. 455/2001 sulle firme elettroniche, che è stato abrogato dal nuovo atto legislativo); inoltre, se il documento elettronico è emesso da un’autorità o istituzione pubblica, o da una persona che agisce nell’ambito dei suoi poteri pubblici, ed è firmato con una firma elettronica qualificata o reca un sigillo elettronico, il documento è trattato come un atto autentico (ad esempio, i documenti emessi elettronicamente dal Registro del Commercio).

La firma elettronica avanzata produce gli stessi effetti legali di un documento firmato con firma autografa, a condizioni rigorose:

455/2001 sulle firme elettroniche, che è stato abrogato dal nuovo atto legislativo); inoltre, se il documento elettronico è emesso da un’autorità o istituzione pubblica, o da una persona che agisce nell’ambito dei suoi poteri pubblici, ed è firmato con una firma elettronica qualificata o reca un sigillo elettronico, il documento è trattato come un atto autentico (ad esempio, i documenti emessi elettronicamente dal Registro del Commercio).

La firma elettronica avanzata produce gli stessi effetti legali di un documento firmato con firma autografa, a condizioni rigorose:

Presenta elementi di autenticità: il documento deve essere firmato con una firma elettronica avanzata creata utilizzando un certificato rilasciato da un’autorità o istituzione pubblica in Romania o da un fornitore di servizi fiduciari qualificato.

Riconoscimento del documento: il documento elettronico è riconosciuto dalla parte a cui si oppone.

Accordo delle parti: le parti concordano che la firma elettronica avanzata avrà lo stesso effetto di una firma autografa.Questo accordo deve essere incluso in un documento distinto sottoscritto con firma autografa o firma elettronica qualificata.Va notato che un’eccezione importante è che se entrambe le parti sono professionisti, l’accordo può essere incluso in un documento firmato con firma avanzata.

La firma elettronica semplice produce gli stessi effetti legali di un documento sottoscritto con firma autografa solo nelle seguenti circostanze:

Atti di basso valore: si applica nel caso di atti di proprietà con un valore inferiore alla metà del salario minimo lordo nell’economia al momento della firma.

L’atto è riconosciuto: il documento elettronico è riconosciuto dalla parte a cui si oppone.

Le parti concordano: le parti che sono necessariamente professionisti concordano che la firma elettronica semplice avrà gli stessi effetti di una firma autografa.Pertanto, gli individui non professionisti non sono autorizzati a concordare di conferire altri effetti legali a una firma elettronica semplice.

La nuova legislazione consente un migliore adattamento ai rapporti commerciali B2B, facilitando gli accordi tra le parti in merito agli effetti legali delle firme elettroniche.Anche se la legge amplia i tipi di firme che producono effetti giuridici, il loro utilizzo rimane condizionato dall’accordo delle parti e dal riconoscimento reciproco, facendo dipendere la loro validità dal contraente.In questo contesto, la firma qualificata è l’opzione più sicura, in quanto fornisce le maggiori garanzie di sicurezza e la sua validità non dipende dal riconoscimento della controparte.Attualmente, in Romania esiste un elenco limitato di fornitori autorizzati che offrono questo tipo di firma.

Tra le altre innovazioni legislative apportate dalla Legge sulla firma elettronica, troviamo le norme relative ai sistemi elettronici chiusi, le condizioni applicabili alla fornitura di servizi fiduciari e le responsabilità delle autorità e delle istituzioni pubbliche nel campo della fornitura di servizi fiduciari e del riconoscimento dei certificati emessi da prestatori di servizi fiduciari stranieri.

In conclusione, riteniamo che il nuovo atto legislativo rappresenti un passo importante nella modernizzazione e nella semplificazione delle normative in materia di firme elettroniche e servizi fiduciari in Romania.Tra le altre innovazioni legislative apportate dalla Legge sulla firma elettronica, troviamo le norme relative ai sistemi elettronici chiusi, le condizioni applicabili alla fornitura di servizi fiduciari e le responsabilità delle autorità e delle istituzioni pubbliche nel campo della fornitura di servizi fiduciari e del riconoscimento dei certificati emessi da prestatori di servizi fiduciari stranieri.

In conclusione, riteniamo che il nuovo atto legislativo rappresenti un passo importante nella modernizzazione e nella semplificazione delle normative in materia di firme elettroniche e servizi fiduciari in Romania, allineando la legislazione nazionale agli standard europei e garantendo un quadro giuridico unificato e chiaro per l’utilizzo di vari tipi di firme elettroniche.Resta da vedere come l’ambiente commerciale si adatterà a queste normative, ma si prevede che questo quadro faciliterà le transazioni elettroniche e aumenterà la fiducia nei servizi digitali.

Vantaggi e svantaggi dell’uso della firma elettronica.

In un’epoca di rapida digitalizzazione, la firma elettronica è diventata una soluzione sempre più popolare per la conclusione delle transazioni, soprattutto ora che la firma a distanza delle transazioni è diventata più comune, in particolare nei processi internazionali.Con l’utilizzo delle firme elettroniche, la conclusione dei contratti è diventata molto più semplice, con un semplice clic, eliminando così la necessità di trasportare i documenti originali tramite corriere o di far viaggiare i firmatari per la firma.

Inoltre, le piattaforme di firma elettronica sicura offrono un elevato livello di tracciabilità, migliorando la trasparenza del processo, e i documenti possono essere archiviati elettronicamente senza occupare spazio fisico.Tuttavia, ci sono anche alcuni svantaggi da considerare.I problemi tecnici possono ritardare la raccolta delle firme o l’accesso ai documenti, complicando il processo transazionale.Inoltre, l’uso di piattaforme diverse da parte delle parti può portare a problemi di compatibilità o di riconoscimento delle firme, sottolineando la necessità di verificare in anticipo la provenienza delle firme e la loro compatibilità.

Articolo scritto da Monica Stătescu (Partner), Simona Ungureanu (Senior Associate), Daria Olteanu (Associate).